Privacy Policy

Last Updated: 8 September 2026 · Effective Date: 8 September 2026

1. Data Controller and Processor Roles١. أدوار مراقب البيانات ومعالجها

Under UAE Federal Decree-Law No. 45 of 2021 (PDPL):

بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم ٤٥ لسنة ٢٠٢١ بشأن حماية البيانات الشخصية:

For Your Financial Records and Business Data: You (the User) are the Data Controller. You decide what data to enter, where to store it, and who to share it with. Nexus Pro acts solely as a Data Processor for this data, processing it only to provide the Service and only on your instructions.
لسجلاتك المالية وبيانات عملك: أنت (المستخدم) مراقب البيانات. تقرر البيانات التي تدخلها وأين تخزنها. نكسس برو تعمل فقط كمعالج بيانات.
For Account and Registration Data: Nexus Pro is an independent Data Controller for email, entitlement, consent, limited business-registration metadata, security records, and pseudonymised usage statistics used for authentication and service delivery.
لبيانات الحساب والتسجيل: نكسس برو هي مراقب بيانات مستقل للبريد الإلكتروني والاستحقاق والموافقة وبيانات تسجيل المنشأة المحدودة وسجلات الأمان وإحصاءات الاستخدام المعرّفة باسم مستعار اللازمة للمصادقة وتقديم الخدمة.
Third-Party Data in Your Invoices: Your invoices may contain personal data of your customers and suppliers. You are the Data Controller for that third-party data. Nexus does not access, process, or share that data except as required to provide the Service.
بيانات الطرف الثالث في فواتيرك: أنت مراقب البيانات لبيانات عملائك ومورديك. نكسس لا تصل أو تعالج أو تشارك تلك البيانات إلا لتقديم الخدمة.

Nexus does not sell, rent, or share your personal data with third parties for their own marketing purposes.

لا تبيع نكسس أو تؤجر أو تشارك بياناتك الشخصية مع أطراف ثالثة لأغراض التسويق.

2. Data We Collect٢. البيانات التي نجمعها

Data	Purpose	Where Stored	Retention	البيانات	الغرض	مكان التخزين	الاحتفاظ
Email, account and consent records	OTP login, entitlement, consent evidence and account support	Cloudflare KV	Session and OTP records expire; account and consent records remain until account deletion or a legal retention requirement applies	البريد الإلكتروني وسجلات الحساب والموافقة	تسجيل الدخول والاستحقاق وإثبات الموافقة ودعم الحساب	Cloudflare KV	تنتهي سجلات الجلسة ورمز التحقق؛ وتبقى سجلات الحساب والموافقة حتى حذف الحساب أو انطباق متطلب قانوني
Limited business-registration metadata	Workspace registration and entitlement	Cloudflare KV	Until account deletion	بيانات محدودة لتسجيل المنشأة	تسجيل مساحة العمل والاستحقاق	Cloudflare KV	حتى حذف الحساب
Pseudonymised usage record (salted email hash, event counts, first/last seen, country and device category)	Product operation, capacity planning and aggregate usage reporting	Cloudflare KV	User-level record until account deletion; daily aggregates for 90 days; non-identifying aggregate totals may be retained	سجل استخدام معرّف باسم مستعار	تشغيل المنتج وتخطيط السعة وتقارير الاستخدام المجمعة	Cloudflare KV	سجل المستخدم حتى حذف الحساب؛ المجاميع اليومية لمدة ٩٠ يومًا؛ وقد تُحتفظ المجاميع غير المعرِّفة
IP-derived security and rate-limit data	Abuse prevention and infrastructure security	Cloudflare infrastructure and short-lived KV counters	Application counters expire automatically; infrastructure logs follow Cloudflare configuration	بيانات الأمان وحدود المعدل المشتقة من عنوان IP	منع إساءة الاستخدام وأمن البنية التحتية	بنية Cloudflare وعدادات KV قصيرة الأمد	تنتهي عدادات التطبيق تلقائيًا؛ وتخضع سجلات البنية لإعدادات Cloudflare
Authentication session token	Maintaining signed-in state	Browser localStorage and Cloudflare KV	Server session expires after 8 hours or is removed on logout	رمز جلسة المصادقة	الحفاظ على حالة تسجيل الدخول	localStorage للمتصفح وCloudflare KV	تنتهي جلسة الخادم بعد ٨ ساعات أو تُحذف عند تسجيل الخروج
Invoice/receipt images submitted for OCR	Text extraction	Managed route: EU gateway and configured AI provider; personal-key route: provider selected by the User	Nexus does not intentionally persist the image after processing; provider terms apply	صور الفواتير أو الإيصالات المرسلة إلى OCR	استخراج النص	المسار المُدار: بوابة أوروبية ومزود الذكاء الاصطناعي المُعد؛ مسار المفتاح الشخصي: المزود الذي يختاره المستخدم	لا تحتفظ نكسس عمدًا بالصورة بعد المعالجة؛ وتطبق شروط المزود
Structured financial ledger data	Core service operation	User's IndexedDB; optional encrypted backup or explicit integration	User-controlled	بيانات السجل المالي المنظمة	تشغيل الخدمة الأساسية	IndexedDB للمستخدم؛ ونسخة مشفرة اختيارية أو تكامل صريح	يتحكم فيها المستخدم
Full company profile and bank details	Invoice generation and compliance workflows	User's IndexedDB; the account service separately retains only limited registration fields	User-controlled locally; registration fields until account deletion	ملف الشركة الكامل وتفاصيل البنك	إنشاء الفواتير وسير عمل الامتثال	IndexedDB للمستخدم؛ وتحتفظ خدمة الحساب فقط بحقول تسجيل محدودة	يتحكم فيها المستخدم محليًا؛ وحقول التسجيل حتى حذف الحساب

3. Data We Do NOT Retain as a Central Ledger٣. البيانات التي لا نحتفظ بها كسجل مركزي

Nexus Pro does not build or retain a central server-side accounting ledger from the following data. A document sent for OCR may contain customer, supplier or transaction details and is processed transiently as described in Section 4.

لا تنشئ نكسس برو ولا تحتفظ بسجل محاسبي مركزي على الخادم من البيانات التالية. قد يحتوي المستند المرسل إلى OCR على بيانات عميل أو مورد أو معاملة، وتُعالج مؤقتًا كما هو موضح في القسم ٤.

Your customers' personal data (names, addresses, TRNs entered into invoices)
البيانات الشخصية لعملائك (الأسماء والعناوين والأرقام الضريبية)
Your suppliers' personal data
البيانات الشخصية لمورديك
Your bank account credentials or passwords
بيانات حساباتك المصرفية أو كلمات المرور
Your Google Drive or AWS S3 passwords
كلمات مرور جوجل درايف أو AWS S3 الخاصة بك
Location data, browsing history, or device identifiers
بيانات الموقع أو سجل التصفح أو معرفات الجهاز
Advertising profiles, cross-site tracking cookies, or detailed browsing history
ملفات التعريف الإعلانية أو ملفات تتبع المواقع أو سجل التصفح التفصيلي

4. OCR Image Processing٤. معالجة صور التعرف البصري

When a User uploads a receipt or document for OCR scanning, the image file is transmitted to Nexus Pro's OCR processing infrastructure consisting of: (a) a LiteLLM gateway server hosted on Hetzner in the European Union (Frankfurt); and (b) Meta's Llama 4 Scout 17B 16E vision-language model via Groq's API for vision-based text extraction.

عند رفع مستند للمسح الضوئي، تُرسل الصورة إلى البنية التحتية لمعالجة OCR في نكسس برو عبر خادم LiteLLM على Hetzner في الاتحاد الأوروبي ونموذج Llama 4 Scout من ميتا عبر Groq.

The image is processed for text extraction only: vendor name, date, line items, unit prices, quantities, tax amounts, totals, and TRN where legible.

تُعالج الصورة لاستخراج النص فقط: اسم المورد والتاريخ والبنود والأسعار والكميات والضرائب والإجماليات.

Managed-route retention: Nexus does not intentionally write the original image to its application database, logs, cache, or backups after processing. The managed Groq route is configured for Zero Data Retention. Infrastructure and provider handling remains subject to their applicable service and privacy terms.

الاحتفاظ في المسار المُدار: لا تكتب نكسس عمدًا الصورة الأصلية في قاعدة بيانات التطبيق أو السجلات أو ذاكرة التخزين المؤقت أو النسخ الاحتياطية بعد المعالجة. تم إعداد مسار Groq المُدار لعدم الاحتفاظ بالبيانات، وتظل معالجة البنية التحتية والمزود خاضعة لشروط الخدمة والخصوصية المنطبقة لديهما.

The extracted structured data is then saved to the User's local IndexedDB and optionally to their connected cloud storage — not to Nexus servers.

ثم تُحفظ البيانات المنظمة المستخرجة في IndexedDB المحلي للمستخدم — وليس على خوادم نكسس.

4(5). Personal API Key Path: When a User configures a personal API key under Advanced Settings, OCR processing occurs directly between the User's browser and their chosen provider (e.g., Groq, OpenAI, Google). Nexus is not a data processor for this path. The User's chosen provider's own privacy policy and data retention terms govern that processing entirely. Nexus has no visibility into, and accepts no responsibility for, third-party providers' handling of document data submitted via personal API keys.

٤(٥). مسار مفتاح API الشخصي: عند تكوين المستخدم مفتاح API شخصي ضمن الإعدادات المتقدمة، تتم معالجة OCR مباشرة بين متصفح المستخدم والمزود الذي يختاره. نكسس ليست معالج بيانات لهذا المسار. تخضع تلك المعالجة بالكامل لسياسة الخصوصية وشروط الاحتفاظ بالبيانات الخاصة بمزود المستخدم المختار. ليس لنكسس أي اطلاع على، ولا تتحمل أي مسؤولية عن، معالجة مزودي الطرف الثالث لبيانات المستندات المقدمة عبر مفاتيح API الشخصية.

5. Third-Party Services٥. خدمات الطرف الثالث

Nexus Pro integrates with the following third-party services. Each is governed by its own privacy policy:

تتكامل نكسس برو مع خدمات الطرف الثالث التالية. تخضع كل منها لسياسة الخصوصية الخاصة بها:

Service	Purpose	Data Shared	Privacy Policy	الخدمة	الغرض	البيانات المشتركة
Google Drive API	Invoice backup & archiving	Invoice PDFs (User-initiated)	policies.google.com/privacy	النسخ الاحتياطي للفواتير وأرشفتها	ملفات PDF للفواتير (بمبادرة من المستخدم)
Amazon AWS S3	Invoice backup & archiving	Invoice PDFs (User-initiated)	aws.amazon.com/privacy	النسخ الاحتياطي للفواتير	ملفات PDF للفواتير
Cloudflare Workers	Email routing, API endpoints	Email address	cloudflare.com/privacypolicy	توجيه البريد الإلكتروني	البريد الإلكتروني
Resend	OTP email delivery	Email address	resend.com/privacy	توصيل OTP عبر البريد	البريد الإلكتروني
Groq	OCR AI processing	Document image (deleted after processing)	groq.com/privacy-policy	معالجة OCR بالذكاء الاصطناعي	صورة المستند (تُحذف بعد المعالجة)
LiteLLM (Hetzner EU)	OCR routing infrastructure	Document image (deleted after processing)	Per Nexus Pro policy above	البنية التحتية لتوجيه OCR	صورة المستند (تُحذف)	حسب سياسة نكسس برو أعلاه

6. Your PDPL Rights٦. حقوقك بموجب قانون حماية البيانات الشخصية

Under UAE Federal Decree-Law No. 45 of 2021, you have the following rights:

بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم ٤٥ لسنة ٢٠٢١، لديك الحقوق التالية:

Right to be Informed: This Privacy Policy informs you of our data practices.
الحق في الإعلام: تبلغك سياسة الخصوصية هذه بممارساتنا.
Right to Access: Request a copy of data Nexus holds about you via support@thenexuspro.net.
الحق في الوصول: طلب نسخة من بياناتك عبر support@thenexuspro.net.
Right to Rectification: Correct your email and profile data through app Settings.
الحق في التصحيح: تصحيح بياناتك عبر إعدادات التطبيق.
Right to Deletion: Request deletion of your account data. Nexus complies within 30 days.
الحق في الحذف: طلب حذف بيانات حسابك. نكسس تمتثل خلال ٣٠ يومًا.
Right to Data Portability: Export your financial data anytime via app features.
الحق في نقل البيانات: تصدير بياناتك المالية في أي وقت.
Right to Withdraw Consent: Cease use and delete your account.
الحق في سحب الموافقة: التوقف عن الاستخدام وحذف حسابك.
Right to Object: Object to processing based on Nexus's legitimate interests.
الحق في الاعتراض: الاعتراض على المعالجة المبنية على المصالح المشروعة.
Right to Restrict Processing: Request restriction while data accuracy is contested.
الحق في تقييد المعالجة: طلب التقييد أثناء الطعن في دقة البيانات.
Right to Lodge a Complaint: File a complaint with the UAE Personal Data Protection Office (PDPO).
الحق في تقديم شكوى: تقديم شكوى إلى مكتب حماية البيانات الشخصية الإماراتي.

7. Data Retention٧. الاحتفاظ بالبيانات

Your Data, Your Retention: Nexus Pro does not impose retention limits on your locally stored data. It remains in your browser's IndexedDB until you clear it.
بياناتك، احتفاظك: لا تفرض نكسس برو حدودًا للاحتفاظ ببياناتك المخزنة محليًا.
Tax Record Requirements: The FTA states that VAT invoices generally must be retained for at least five years. Longer periods apply to certain records, including real-estate-related records. Confirm the period applicable to your business with the FTA or a qualified adviser.
متطلبات السجلات الضريبية: توضح الهيئة الاتحادية للضرائب أن فواتير ضريبة القيمة المضافة يجب عمومًا الاحتفاظ بها لمدة خمس سنوات على الأقل، وقد تنطبق مدد أطول على بعض السجلات، بما فيها السجلات المتعلقة بالعقارات. تحقق من المدة المنطبقة على نشاطك لدى الهيئة أو مستشار مؤهل.
Nexus-Held Data: Account, limited business-registration, consent, security, and user-level pseudonymised usage records are retained as described in Section 2 and removed through the account-deletion process, subject to applicable legal requirements.
البيانات المحفوظة لدى نكسس: تُحتفظ ببيانات الحساب وتسجيل المنشأة المحدودة والموافقة والأمان وسجل الاستخدام المعرّف باسم مستعار كما في القسم ٢، وتُحذف عبر عملية حذف الحساب مع مراعاة المتطلبات القانونية المنطبقة.
OCR Images: Deleted within seconds of processing. Not retained.
صور OCR: تُحذف في غضون ثوانٍ من المعالجة.

8. Contact

For privacy-related inquiries, data deletion requests, or any questions about this Privacy Policy:

Email: support@thenexuspro.net
We will respond to privacy requests within 30 days.

9. Data Breach Notification٩. الإخطار بانتهاك البيانات

In the event of a personal data breach affecting Nexus-held account or registration data, Nexus will make notifications required by applicable UAE law and notify affected Users where required.
في حالة حدوث خرق للبيانات الشخصية يؤثر في بيانات الحساب أو التسجيل التي تحتفظ بها نكسس، ستقدم نكسس الإخطارات المطلوبة بموجب القانون الإماراتي المنطبق وتخطر المستخدمين المتأثرين حيثما يلزم.
Because Nexus does not retain a central server-side accounting ledger, a breach of Nexus systems would not ordinarily expose the stored ledger. It could affect Nexus-held account metadata or a document actively undergoing OCR processing.
لأن نكسس لا تحتفظ بسجل محاسبي مركزي على الخادم، فإن خرق أنظمتها لا يكشف عادةً السجل المخزن، لكنه قد يؤثر في بيانات الحساب التي تحتفظ بها نكسس أو مستند قيد معالجة OCR.
Nexus is not responsible for breaches of your personal Google Drive or AWS S3 account.
نكسس غير مسؤولة عن خروقات حسابات جوجل درايف أو AWS S3 الشخصية.

10. Cross-Border Data Transfers١٠. نقل البيانات عبر الحدود

Personal data held by Nexus may be transferred to the following jurisdictions:

قد تُنقل البيانات الشخصية المحفوظة لدى نكسس إلى الولايات القضائية التالية:

Recipient	Jurisdiction	Transfer Context	المستلم
Hetzner (OCR)	EU (Frankfurt)	Managed OCR gateway used to provide the extraction requested by the User	بوابة OCR المُدارة المستخدمة لتقديم الاستخراج الذي يطلبه المستخدم
Groq (AI model)	United States	Configured AI provider used to provide the extraction requested by the User	مزود الذكاء الاصطناعي المُعد المستخدم لتقديم الاستخراج الذي يطلبه المستخدم
Cloudflare Workers KV	United States	Account authentication, entitlement, consent and service operation	مصادقة الحساب والاستحقاق والموافقة وتشغيل الخدمة
Resend (OTP)	United States	OTP email delivery requested by the User	تسليم رسالة رمز التحقق التي يطلبها المستخدم
Google Drive / AWS S3	User-determined	User-initiated; User is Data Controller for this transfer	بمبادرة من المستخدم؛ المستخدم هو مراقب البيانات

Each provider processes data under its own service terms and privacy policy. Nexus uses these services only for the purposes listed above and reviews the transfer arrangement as the service changes.

يعالج كل مزود البيانات وفق شروط خدمته وسياسة الخصوصية الخاصة به. تستخدم نكسس هذه الخدمات فقط للأغراض المذكورة أعلاه وتراجع ترتيبات النقل عند تغير الخدمة.

11. Cookies and Local Browser Storage١١. ملفات تعريف الارتباط والتخزين المحلي للمتصفح

Nexus Pro does not use third-party advertising or analytics cookies.
لا تستخدم نكسس برو ملفات تعريف ارتباط إعلانية أو تحليلات من طرف ثالث.

Storage Type	Purpose	Duration	نوع التخزين	الغرض	المدة
Authentication session (localStorage)	Keeps you logged in	Until logout or token expiry	جلسة المصادقة (localStorage)	يبقيك مسجلاً للدخول	حتى تسجيل الخروج
IndexedDB	Stores your financial records locally	Until you clear browser data	IndexedDB	تخزين سجلاتك المالية محليًا	حتى مسح بيانات المتصفح
Service Worker Cache	Enables offline functionality	Until cleared by browser	ذاكرة التخزين المؤقت للعامل الخدمي	تمكين العمل دون اتصال	حتى مسحها من المتصفح

You can clear all Nexus-related browser storage at any time through your browser settings. Doing so will permanently delete all locally stored financial records.

يمكنك مسح جميع مخازن المتصفح المتعلقة بنكسس في أي وقت من خلال إعدادات المتصفح.

12. Changes to This Privacy Policy١٢. التغييرات على سياسة الخصوصية هذه

Nexus may update this Privacy Policy from time to time. When we make material changes that affect how we process your personal data, we will notify you by email at least 14 days before the changes take effect.
يجوز لنكسس تحديث سياسة الخصوصية هذه من وقت لآخر. سنقوم بإخطارك بالتغييرات الجوهرية عبر البريد الإلكتروني قبل ١٤ يومًا على الأقل.
The "Last Updated" date at the top of this page reflects the most recent revision.
تاريخ "آخر تحديث" في أعلى الصفحة يعكس أحدث مراجعة.
Continued use of the Service after the effective date of a revised Privacy Policy constitutes your acceptance of the revised terms.
الاستمرار في استخدام الخدمة بعد تاريخ سريان سياسة الخصوصية المعدلة يعتبر قبولاً للشروط المعدلة.